SRM-системы для управления закупками и взаимоотношениями с поставщиками
Максим Жуков
Сооснователь ecommerce-агентства KISLOROD
В эпоху цифровизации и импортозамещения российский бизнес активно ищет эффективные инструменты для оптимизации внутренних процессов. Особое внимание уделяется сфере закупок — критически важному направлению, от которого зависят себестоимость продукции, устойчивость цепочек поставок и конечная конкурентоспособность компании.
Согласно данным Эксперт РА, из-за ухода иностранных компаний выбор программного обеспечения стал ограничиваться отечественными продуктами. На протяжении последних лет компании активно переводили свои ИТ-системы на российские решения. Одним из ключевых и востребованных решений в этой нише стали SRM-системы для управления закупками и поставщиками (Supplier Relationship Management). Эти платформы охватывают весь цикл работы с поставщиками — от первичной проверки до оплаты поставленных товаров и услуг, объединяя процессы автоматизации и контроля в единую систему.Внедрение системы SRM-закупки позволяет не только оптимизировать операционные расходы, но и выстроить стратегические, взаимовыгодные партнерские отношения с контрагентами.
Что представляет собой SRM-система и какие задачи она решает?
SRM-система — это не просто программный продукт, а платформа с выстроенной методологией, которая охватывает весь жизненный цикл работы с поставщиками. Ее ядро — четыре взаимосвязанных блока, охватывающих полный цикл управления закупками:
- верификация и регистрация поставщиков;
- квалификация и аккредитация;
- Sourcing — организация и проведение закупочных процедур;.
- Procure-to-Pay (P2P) — процесс от заказа до оплаты.
Рассмотрим каждый блок подробно, чтобы понять, как системы управления закупками SRM создают цифровую экосистему для эффективной работы.
Планируете автоматизировать b2b-продажи и работу с оптовиками? Оставьте заявку, мы проконсультируем и подберём оптимальное решение под ваши задачи
1. Верификация поставщиков: фундамент надежных отношений
Работа с новым контрагентом начинается с регистрации и комплексной проверки. Это снижает риски на входе, отсеивает недобросовестных партнеров и экономит время и ресурсы закупщиков.
2. Квалификация поставщиков: допуск к торгам
После верификации идет более глубокая оценка — квалификация. Этот функционал, как правило настраиваемый под задачи заказчика, помогает оценить профессиональные, технические и финансовые возможности поставщика для выполнения конкретных работ. Квалификация в SRM-системе гарантирует, что к торгам допускаются только контрагенты, способные выполнить контракт на требуемом уровне.3. Sourcing: цифровое ядро закупочной деятельности.
Это блок, непосредственно отвечающий за проведение конкурентных закупочных процедур и выбор оптимального поставщика по цене и условиям.
4. Procure-to-Pay (P2P): операционная эффективность
После заключения контракта SRM-система для управления закупками и поставщиками продолжает управлять операционными процессами. Так минимизируются ручной труд и ошибки: управление каталогами Punch-in и Punch-out, персонализация, согласование каталогов и заказов, электронный документооборот (ЭДО), интеграция с финансами.
Когда бизнесу необходима SRM-система?
SRM-решение становится критически важным, когда ваша компания сталкивается со следующими вызовами:
- Закупки напрямую влияют на бизнес-результаты: стоимость и бесперебойность поставок сырья, товаров и услуг напрямую определяют успех производства, продаж или выполнения проектов.
- Процессы стали слишком сложными для ручного управления: у вас есть отдел закупок, который работает с множеством внешних поставщиков, но контроль за договорами, заявками, сроками и условиями поставок отнимает непропорционально много ресурсов.
- Появляются операционные потери: вы сталкиваетесь с перерасходами бюджета, задержками, нестыковками между отделами и другими "болевыми точками", которые тормозят развитие.
- Рост требует автоматизации: объем снабжения увеличивается, и старые методы (Excel, почта, разрозненные системы) больше не справляются, требуя цифровой трансформации процессов.
SRM-система управления закупками — это ключевое решение для производственных, строительных, дистрибьюторских, торговых и проектных компаний с филиалами, подрядчиками и развитой цепочкой поставок. Для организаций в сфере госзакупок она становится мощным внутренним инструментом для повышения прозрачности, контроля и эффективности всех процедур.
Какие проблемы предприятия решает внедрение автоматизированной SRM-системы?
1. Неэффективность из-за ручной работы
Проблема: потребности собираются вручную через почту и чаты, данные разбросаны по Excel-файлам, сотрудники тратят до 70% времени на рутину: сбор документов, проверку, согласование. Нет времени на стратегию — анализ рынка, переговоры об улучшении условий, развитие партнерств.
Решение SRM: системы управления закупками SRM автоматизируют сбор заявок, регистрацию поставщиков, проведение тендеров и согласование документов. Это высвобождает время категорийных менеджеров для аналитики и стратегической работы с ключевыми контрагентами.
2. Недостаток прозрачности и контроля
Проблема: нет единой базы нормативно-справочной информации (НСИ), история взаимодействий с подрядчиком «растворяется» в переписке, непонятно, на каком этапе находится заявка или договор.
Решение SRM: SRM создает единое цифровое пространство. Все действия с поставщиком фиксируются: от первой заявки до истории исполнения контрактов. Настраиваемые маршруты согласования делают каждый этап видимым и контролируемым для ответственных лиц.
3. Несогласованность между подразделениями
Проблема: согласования затягиваются, отделы действуют разрозненно, возникают дублирующие заявки от разных департаментов, из-за чего происходят конфликты и неэффективное расходование бюджета.
Решение SRM: платформа становится общим рабочим инструментом. Единый план-график закупок, централизованные каталоги и сквозные workflow обеспечивают синхронную работу всех подразделений, устраняя дублирование и ускоряя согласования.
4. Неуправляемые риски
Проблема: непонятно, насколько надежен контрагент, выгодны ли текущие условия. Риски (юридические, финансовые, репутационные) остаются в «слепой зоне» и проявляются только при срыве поставки или обнаружении брака.
Решение SRM: встроенные процессы верификации (интеграция с СПАРК, СКРИН) и квалификации поставщиков отсекают неблагонадежных контрагентов на входе. История рейтингов и исполнения контрактов помогает оценивать риски в режиме реального времени и проактивно управлять ими.
5. Закупки тормозят основные процессы предприятия
Проблема: задержки поставок материалов или услуг из-за неэффективной организации закупок могут парализовать работу производства, остановить строительный проект или сорвать запуск продукта.
Решение SRM: автоматизация и ускорение цикла «от заявки до оплаты» (P2P), контроль сроков на каждом этапе, а также работа с заранее проверенным пулом квалифицированных поставщиков снижает риски срыва сроков и поддерживает бесперебойность ключевых операций.
6. Превышение лимитов и пересогласование бюджета
Проблема: заявки формируются без учета утвержденных бюджетов и остатков на складе, это ведет к внеплановым расходам, постоянным пересогласованиям и конфликтам с финдепом.
Решение SRM: интеграция с ERP и учетными системами позволяет автоматически проверять заявки на соответствие бюджетным лимитам и складским остаткам. Закупка становится управляемой и предсказуемой.
7. Отсутствие контроля и развития поставщиков
Проблема: нет единого «досье» на поставщика с полной историей, рейтингами, планом развития. Взаимодействие носит транзакционный характер, потенциал партнерства не раскрывается.
Решение : SRM система — это именно инструмент для управления взаимоотношениями. В ней аккумулируется вся информация о контрагенте, ведется оценка по KPI (качество, сроки, документооборот), формируются планы совместного развития, так отношения переходят на уровень стратегического партнерства.
8. Отсутствие инструментов аналитики
Проблема: отчеты вручную сводятся в Excel, данные противоречивы, невозможно быстро оценить эффективность закупочной деятельности, отдельных менеджеров или поставщиков.
Решение SRM: встроенные BI-инструменты и панели аналитики предоставляют актуальные данные в режиме реального времени: динамика цен, экономический эффект, рейтинг поставщиков, выполнение KPI. Это основа для принятия взвешенных управленческих решений.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
1. Чем SRM-система для закупки отличается от электронной торговой площадки (ЭТП)?
ЭТП — это, как правило, рыночная площадка для проведения разовых конкурентных процедур, часто с акцентом на поиск минимальной цены. SRM-система — это корпоративная платформа для управления полным циклом работы с поставщиками — от доконтрактных этапов (верификация и квалификация) до стратегического sourcing и послепродажных процессов (P2P) Она рассчитана на долгосрочное партнерство и глубокую интеграцию процессов.
2. Можно ли внедрить SRM-системы поэтапно?
Да, это одна из ключевых гибкостей современных решений. Компания может начать с автоматизации операционных закупок (P2P-модуль), затем добавить инструменты для проведения тендеров (Sourcing), и только после этого внедрить сложные процессы квалификации и стратегического управления поставщиками.
3. Обязательно ли наличие ERP для работы SRM?
Нет, современные SRM-системы могут работать как самостоятельные решения. Но их максимальная эффективность раскрывается при интеграции с ERP (для обмена данными о финансах, номенклатуре), CRM и системами электронного документооборота (ЭДО). Это создает единое информационное пространство предприятия.
4. Сложно ли поставщикам работать в SRM-системе заказчика?
Нет, если система разработана с учетом UX/UI. Современные B2B-платформа оптовой торговли предлагают поставщикам интуитивно понятный b2b-личный кабинет, где они видят актуальные тендеры, загружают документы, общаются с закупщиком, управляют своими каталогами и отслеживают статусы заказов и платежей. Это упрощает их работу и сокращает бумажный документооборот.
Планируете автоматизировать b2b-продажи и работу с оптовиками? Оставьте заявку, мы проконсультируем и подберём оптимальное решение под ваши задачи
Заключение
Внедрение SRM-системы сегодня — это не просто автоматизация рутинных задач, а стратегический шаг к построению устойчивой, прозрачной и эффективной закупочной экосистемы. В условиях растущей потребности в независимых технологических решениях отечественные платформы, такие как KISLOROD, предлагают бизнесу надежные, гибкие и соответствующие требованиям законодательства инструменты.
От автоматической проверки контрагентов и проведения цифровых тендеров до бесшовной работы с каталогами и электронных платежей — система SRM закупки становится центральным узлом, связывающим компанию с ее поставщиками. Она переводит функцию закупок из центра затрат в источник добавленной стоимости и усиливает конкурентоспособность бизнеса. В современных условиях цифровая трансформация закупок стала уже не опцией, а необходимым условием устойчивого роста и эффективности.
Рекомендованные статьи
Скачайте 3 гайда, которые помогут вам автоматизировать оптовые продажи в 2025 году
При переходе в телеграм вы автоматически даете согласие на обработку персональных данных и согласие на получение рекламной рассылки. Подробнее об обработке данных в Политике конфиденциальности.
Мы проанализировали решения для автоматизации b2b-продаж, которые внедряют как наши клиенты, так и ведущие компании, ориентированные на оптовиков, и подготовили три руководства к действию.
Перейдите в телеграм, кликнув по кнопке и получите гайды прямо сейчас:
